早知道項目文檔管理能這樣做，做項目就不用那么累了！

項目文件是項目過程中必不可少的重要元素，而許多企業(yè)卻被文檔管理困擾著。作為項目管理者了解項目進度、存在問題及預(yù)期目標(biāo)的管理依據(jù)，若不做好項目文檔管理工作，勢必造成整個項目管理混亂。如何做好項目文檔管理，是企業(yè)需要去思考解決的關(guān)鍵性問題。

項目文檔管理的常見問題:

1、文件資料存儲繁雜，分散難管理

大量的項目文檔，要么存儲在不同人員的不同電腦里，要么存儲在服務(wù)器中各個人員“任性”創(chuàng)建的文件夾里，缺乏統(tǒng)一存儲和分類，存在丟失、損壞的隱患。

2、信息傳達不對稱、協(xié)同辦公不暢通

項目人員眾多，辦公地點分散，文件存儲方式繁多，涉及各個辦公人員之間的協(xié)作，信息獲取較為不便，無法實現(xiàn)協(xié)同高效辦公，導(dǎo)致項目推進遇阻，影響項目進度。

3、流程審批過程繁瑣

使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)流程，或者PC端線上審批流程，審批節(jié)點冗長而繁復(fù)，完成一個流程的審批需花費大量時間，未能及時獲得審批信息，導(dǎo)致延誤工期，造成損失。

4、文件修改多次，無法辨別正確版本

文件進行校閱、修改后，文件版本混亂，無法區(qū)分最新版本，一旦看錯文件，可能會給項目帶來不可挽回的損失。

5、重要文件被修改，責(zé)任追不到人

為什么文件會被不知名的人員修改？為什么被改之后卻找不到責(zé)任人？缺乏文檔權(quán)限管理，讓文檔失去安全保護；而沒有文檔操作記錄，又無法追究到責(zé)任人。

作為一個項目的管理者，當(dāng)遇到上述經(jīng)歷時，有效地項目文檔管理就是解決上述問題的最佳方案。項目文檔管理在一個項目中具備非常多的價值，包括有：
 
1、知識沉淀

避免員工離職，項目進度受影響；信息的傳遞，可為后期的項目決策提供借鑒。
 
2、成果驗收

項目文檔作為項目交付物，是項目驗收的依據(jù)，形成閉環(huán)。特別是研發(fā)類項目，最后的交付物一般為設(shè)計圖紙等文檔。
 
3、質(zhì)量控制

特別是在高端制造行業(yè)，對項目質(zhì)量的要求比較嚴(yán)格，需要通過項目文檔控制任務(wù)完成。
 
4、知識安全

保護文檔隱私，避免信息泄露。比如，在軍工行業(yè)，對重要的項目文檔需要進行加密設(shè)置，對權(quán)限的設(shè)置更加嚴(yán)格。

在項目中由于文檔管理的疏忽所帶來的問題是極其普遍的。那么，如何做好項目文檔管理工作，使其給項目帶來價值？

8MSaaS PM線上項目管理軟件內(nèi)置有電子文檔管理系統(tǒng)，支持瀏覽各種不同類型的文檔如 CAD、CAM 等。此電子文檔管理系統(tǒng)支持文檔的檢入與檢出管理、版本控制、全文檢索與知識管理，再也不用擔(dān)心項目文檔管理混亂。幫助項目管理者有效管理項目文檔，輕松解決項目文檔管理難的問題。


8MSaaS PM線上項目管理軟件項目文檔管理模塊價值：

1、統(tǒng)一云端存儲文件，保證數(shù)據(jù)安全

8MSaaS PM可統(tǒng)一集中存儲項目中的CAD圖紙、合同、資質(zhì)等重要文件，同時支持?jǐn)?shù)據(jù)的還原與備份，永不丟失數(shù)據(jù)，充分保證文件的存儲安全。

2、通過文檔權(quán)限來掌控文件安全

權(quán)限管理可以讓文檔安全多一層保護。

8MSaaS PM的文檔庫功能提供十分細致、靈活的權(quán)限控制。項目文檔庫的負(fù)責(zé)人能全面掌握誰能訪問文檔庫、授予哪一類訪問權(quán)限、每個子目錄/文檔可以對誰開放。

3、超強審批流，實時消息提醒項目信息

通過在8MSaaS PM項目管理軟件內(nèi)預(yù)設(shè)和創(chuàng)建流程規(guī)則，能夠?qū)崿F(xiàn)快速審批流程。

系統(tǒng)內(nèi)設(shè)電子簽章，相關(guān)工作人員發(fā)起審批需求，下一流程相關(guān)人員，實時獲取消息提醒，及時作出審批動作，使審批流程更加通暢。

公告發(fā)布、項目變動、文件更新時，都可設(shè)置消息提醒，讓項目成員了解文件最新動態(tài)，及時獲取相關(guān)信息，重要工作不再耽誤。

4、高效協(xié)作編輯，文件版本管理清晰

8MSaaS PM文檔庫自動保存一個提到到文檔庫中的文件的所有歷史版本。

文件版本管理清晰，永遠顯示最新版本文件，且顯示版本之間的差異化對比結(jié)果，全方位展示文件變化過程，規(guī)避文件使用中可能出現(xiàn)的版本錯誤等風(fēng)險，讓項目質(zhì)量有據(jù)可依。

文檔庫同時也支持協(xié)作編輯，能讓多個有編輯權(quán)限的用戶協(xié)同編輯同一組文檔。

編制項目計劃時，定義各個階段項目交付物的內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，項目文檔直接關(guān)聯(lián)項目任務(wù)，提交項目文檔時，直接復(fù)制項目文檔標(biāo)準(zhǔn)，省時省力。

5、在線預(yù)覽各種格式文件，提升工作效率

8MSaaS PM的文檔管理支持圖片（包括JPG、PNG、BMP、GIF等）、Word、Excel、PowerPoint、PDF、HTML等格式的在線閱讀，無需下載，提升工作效率。

有了在線閱讀功能，你可以讓某些用戶只能在線閱讀文檔庫中的文檔，而不能下載文檔，從而保護文檔不會被泄露。

6、移動辦公，實時同享文件

除了PC端，8MSaaS PM還支持iOS、Android移動平臺?？绲赜蚩绮块T的員工，可隨時隨地查看系統(tǒng)內(nèi)所有文件，猶如攜帶小型文件庫在身邊，高效協(xié)同辦公。

項目文檔管理工作是一項非常繁瑣、復(fù)雜的工作，如果缺乏必要的工具和手段必然會給項目管理帶來不少麻煩。因此，想要做好項目文檔管理工作,一款優(yōu)秀的內(nèi)置文檔管理的項目管理軟件是一個非常不錯的選擇。

8MSaaS PM線上項目管理軟件支持時間、資源、采購、人力資源、質(zhì)量、風(fēng)險、成本管理等領(lǐng)域，使項目過程中的文件高效流轉(zhuǎn)，大幅度降低文檔管理成本，有效提高團隊效率，是許多世界五百強企業(yè)合作的項目管理軟件?，F(xiàn)在就申請8MSaaS PM免費試用吧！